Een Webinar organiseren, hoe doe ik dat?

Webinars zijn een goede manier om online veel mensen te bereiken. Dit maakt het dan ook een populaire methode voor onder meer onderwijsinstellingen, commerciële bedrijven en overheidsinstellingen om op een effectieve manier kennis over te dragen. Maar hoe organiseer je een succesvolle Webinar? Dat proberen we in dit blog uit te leggen aan de hand van 5 stappen.

Wat is een Webinar precies?

Allereerst is het wel handig om uit te leggen wat een Webinar exact is. Een Webinar is in feite een seminar, maar dan in een online omgeving. Middels een live uitzending of een vooraf opgenomen sessie geven één of meerdere sprekers hele specifieke informatie over een vooraf bepaald onderwerp. Met een Webinar kun je een groot publiek bereiken, al kan een klein aantal toehoorders ook heel effectief zijn. De focus bij een Webinar ligt op eenzijdige communicatie vanuit de spreker(s). Dit kan bijvoorbeeld ook in de vorm van een vraaggesprek, waarbij interviewer meerdere gasten ontvangt. Met technologische ontwikkelingen is het daarnaast ook mogelijk om te interacteren met je publiek door middel van onder andere korte quizjes, polls of wordclouds.

Een succesvolle Webinar maken in 5 stappen

Maar hoe organiseer je nu een succesvolle Webinar? We leggen het uit aan de hand van ons overzichtelijke stappenplan.

Stap 1: Bepaal het onderwerp van je Webinar

Uiteraard begint het allemaal met het bepalen van het onderwerp of onderwerpen van de Webinar. Maak het jezelf niet moeilijker dan nodig en baken deze onderwerpen goed af. Verdeel het onderwerp vervolgens in behapbare deelonderwerpen die in een logische volgorde uiteindelijk het hele verhaal vertellen. Tot slot is het belangrijk om na te denken over de overkoepelende boodschap die je wilt vertellen in het Webinar. Deze boodschap kan natuurlijk heel verschillend zijn voor verschillende organisaties. Zo zal de overkoepelende boodschap van een Webinar in een onderwijsinstelling waarschijnlijk gericht zijn op kennisoverdracht, terwijl een commerciële Webinar eerder afsluit met het aanprijzen van een product.

Stap 2: Ken je doelgroep en pas de inhoud en de duur van de Webinar daar op aan

Het is belangrijk om te weten voor wie je Webinar is bedoeld en pas de informatie die je wilt geven daar goed op aan. Het is heel anders presenteren voor studenten dan voor bijvoorbeeld potentiële klanten. Je doelgroep bepaalt vaak ook hoe diep je op de materie in kunt gaan, dus inventariseer goed of je publiek al voorkennis heeft van het onderwerp, of dat het er juist voor het eerst kennis mee maakt. Zet de informatie die je wilt vertellen in overzichtelijke en logische slides, waarbij je één slide per onderwerp gebruikt. Zorg altijd dat de slides een leidraad zijn voor je verhaal en dus niet te tekst en informatie bevatten. Maak dus ook gebruik van visuele slides en bouw genoeg ruimte in voor interactiemomenten.

Pas vervolgens ook de duur van je Webinar aan op je doelgroep. Hoe breder je publiek is, hoe groter de kans dat ze sneller afhaken. Helaas is er geen vaststaande regel over de duur van een Webinar, maar onderzoek heeft uitgewezen dat de concentratieboog van een publiek rond de 56 minuten op is. Je kunt dit wel verlengen door het inbouwen van pauze(s) of verschillende interactiemomenten.

Stap 3: Zorg voor de juiste apparatuur en software

Het juiste materiaal is essentieel voor het goed verlopen van een Webinar. Zorg daarom voor goede apparatuur, maar maak het jezelf ook nu niet te moeilijk. Niets is frustrerender dan vlak voor of zelfs tijdens een Webinar aanpassingen te moeten doen aan de techniek, zonder dat je hier genoeg van af weet. De apparatuur en techniek moeten dus hoogwaardige kwaliteit leveren en zeer laagdrempelig zijn in gebruik.

Stap 4: Zorg voor goede promotie van je Webinar

Deze stap geldt voornamelijk voor commerciële bedrijven (B2B en B2C) die potentiële klanten willen bereiken. Deze klanten moeten wel weten dat je een Webinar geeft en vooral: wanneer je hem geeft (vooral als je een live Webinar geeft). Start uiterlijk 2 weken voor je live Webinar met het promoten.

Stap 5: Bereid je goed voor en test ruim op tijd of alles werkt

Dan zijn we eindelijk toegekomen aan de daadwerkelijke Webinar! Zorg er altijd voor dat je goed voorbereid bent en je verhaal goed genoeg geoefend hebt. Dit klinkt logisch, maar gaat helaas nog veel fout. Met goede voorbereiding bedoelen we ook het testen van de techniek en het apparatuur. Controleer dus goed of je beeldkwaliteit in orde is, de verbinding sterk is en je goed hoorbaar bent voor je publiek. We adviseren om dit soort testen uiterlijk 1 uur van tevoren uit te voeren.

Stap 6: Houd de aandacht van je publiek vast, ook na de Webinar

De laatste stap volgt na je gegeven Webinar. Afhankelijk van het doel is het namelijk wel van belang dat je bereikte publiek ook na het Webinar geïnteresseerd blijft. Zorg dus altijd voor goede en duidelijk informatie over bijvoorbeeld een volgende Webinar, waar je website te vinden is en hoe je bereikbaar bent voor verdere vragen. Het zou helemaal goed zijn om je publiek om feedback te vragen of een contactformulier te sturen, vlak na het Webinar.

Hoe GetyourStudio je helpt bij het organiseren van een succesvolle Webinar

GetyourStudio komt vooral bij stap 3 – ‘zorg voor de juiste apparatuur en software’ – om de hoek kijken. Wij leveren kant-en-klare studio’s waar alle benodigde hardware en software is ingebouwd en die naadloos geïntegreerd kunnen worden met verschillende webinar en e-learning software. Deze studio’s zijn, waardoor je binnen enkele eenvoudige stappen al kunt beginnen met het uitzenden van je Webinar. Daarnaast zorgt de StudioAssist-software van GetyourStudio ervoor dat iedereen zelf hoogwaardige Webinars van professioneel niveau kan maken van begin tot eind. Zo schakel je met één klik op de knop van camerapositie, start je een instructievideo of ga je terug naar de slideshow.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Neem dan contact met ons op.